湖南湖北仪器仪表计量校准检测认证机构天溯带您了解实验室计量标准档案信息化管理

- 2020-04-09-

计量标准文件是实验室质量管理体系的重要组成部分,也是保证检定和校准结果准确、公正的可靠依据。实验室新的、复检的计量标准通过审核认证后,档案的建立和完善在计量检定工作中发挥着重要作用。计量标准档案工作的信息化、规范化管理是衡量实验室质量控制效果的重要标志。结合我单位计量标准档案信息化管理的实践,阐述了实验室计量标准档案信息化建设的几点体会。


一、计量标准档案管理现状及对策


1、没有专职管理员。计量标准档案管理工作大多由一线检验人员兼职,没有经过专业知识培训,业务不熟练。而且技术人员日常检查工作量较大,任务繁重,不能保证档案管理工作的有效开展。此外,管理手段相对落后,难以满足计量标准档案信息管理的需要。


2、缺乏备案意识。实验室工作人员普遍重视日常校准工作。他们通常认为,只要仪器设备按时校准和试验,证书和报告发放正确,就不注意数据的收集、整理和分类,导致计量标准文件缺乏、不完善和更新不及时。


3、这些档案内容广泛。根据jjf1033《计量标准评定规程》的要求,计量标准文件应包括证书文件、技术文件和管理体系文件、技术指标文件、设备文件、人员文件等,申请计量标准评定(复核)和计量标准技术报告,可能导致档案管理分类不清。


根据实验室形成的档案资料的实际情况和特点,从收集、分类、整理、编号、归档等方面进行规范,要求一线检验人员和二线管理人员养成对实验室形成的各类资料进行分类管理的良好习惯日常工作中,明确本部门需要整理和总结的内容,努力确保归档资料的真实性和完整性、准确性和连续性,为实验室开展验证和校准提供可靠的数据依据。


二、计量标准档案信息化管理的优势


1、做好检验校准工作是重要保证


如何实现计量标准文件的有效管理,是保证检定和校准工作正确性和可靠性的关键。利用信息技术,将计量标准档案涉及的所有内容录入计量标准管理系统,并在系统中建立预警机制,实施全面管理,实现计量标准器具按期送检提醒、计量标准证书到期复核提醒、校准依据更新或变更提醒等,计量标准管理员跟踪,根据系统提示,收集、更新各类信息,并及时归档。这些归档资料真实地反映了计量标准在管理和使用中涉及的设备、人员、技术文件、数据等的详细记录。当检验人员在日常工作中有疑问时,可通过登录系统查询相关数据,及时发现问题或调整工作方法,有效避免错误和差错,保证实验室出具的证明或报告数据结果的准确性、公正性和可靠性。此外,有助于实验室探索更合理、更适用的校准方法,为开展日常科研工作提供更可靠的参考和选择。


2、有利于提高日常工作管理的效率


根据JJF1033,每一套测量标准文件应包含18个方面。在实际工作中,这18种文件的存储方式采用纸质档案和电子档案相结合的方式,并编制清晰的文件集目录,标明各种文件的位置和方式。在日常工作中,查阅、使用和修改非常不便,严重影响检定和校准的效率和质量。计量标准负责人和管理人员利用信息技术,通过扫描、拍照等方式,将需要保存的各类档案数字化,上传到计量标准档案管理系统。一是使检验人员查找信息、发现问题、提交复核申请、更新信息更加方便、快捷、高效;二是对规模较大的计量检定机构,建立的计量标准数量较多,往往不同时建立,利用信息管理系统,可以将每年需要评审的计量标准进行分类,同时提交申请材料,提高了工作效率,保证了所有计量标准文件的有效性;三是方便用户查询和使用,如查询计量标准证书的有效性、可实施项目的规定/规范、计量标准仪器及配套设备的日历年证书、检定或校准人员的持证情况等。,加强与客户的沟通。


三、计量标准档案信息化的具体步骤


1、建立完整的测量标准文件


如上所述,计量标准包括18个文件,分为三类文件:一是证书类型,主要包括计量标准评定证书、社会公众计量标准证书、计量标准装置和主要配套设备检定或校准证书,检定或校准人员资格证书。二是表格,主要包括申请表、技术报告、更换申请表、封存(或注销)申请表、重复性试验记录、稳定性评价记录、履历表、国家计量检定系统表、检定或校准原始记录。三是其他质量体系文件,主要包括计量检定规程或技术规范、计量标准操作规程、计量标准或主要设备使用说明书、相关实验室管理制度等,以及其他能够证明计量标准具有相应计量能力的技术文件。


2、建立完善的实验室计量标准档案管理制度


使用全面的办公自动化管理系统,包括人员信息、质量体系、计量标准、技术文件、业务管理、设备资产管理、计量器具、证书/报表管理等,供应商与合同管理、科研管理等管理模块,其中质量体系管理模块主要包括我院编制的质量手册卷、程序文件、作业指导书、记录表、管理手册、我院授权项目、实验室检测能力等,检定/校准、试验依据、测量标准证书等档案。系统中各模块的数据均为当前有效版本并输入计算机。计量标准管理模块与系统中的各个相关模块相连接。测量标准文件的相关内容可在系统中查阅,并可根据系统使用权限进行使用和修改,保证测量标准文件的连续性和历史数据的完整性。一线检验人员和二线管理人员可以通过本单位内部局域网方便地查询、统计数据,使计量标准档案通过内部网络、标准化、规范化进行更全面的管理,同时发挥档案的最大使用价值。


3、培养高素质复合型人才


计量标准档案信息管理是一项专业性较强的综合管理系统工程,涉及长度、温度、力学、电磁、化学、光学、医学、无线电、电离辐射等校准、统计、档案等领域的专业知识。这就要求从事计量标准档案管理工作的人员不仅要具备一定的计量专业知识,还要掌握和提高计算机和网络技术的应用能力和水平,以适应计量标准档案资源信息化建设,保证检测结果的准确性、公正性和科学性。计量标准档案管理工作大多由一线检验人员和二线管理人员兼职。没有专业的知识培训,就无法掌握现代办公软件和设备的应用,难以满足计量标准档案信息管理工作的需要。因此,从事计量标准档案管理工作的人员应充分认识到自己的历史使命和责任。在加强培训学习的基础上,积极将手工管理与计算机信息管理相结合,提高计量检定机构质量管理体系的整体水平。  


实践证明,利用计算机网络技术对计量标准档案进行管理,提高了档案管理水平。将实验室的所有工作信息联系起来,形成一个整体,使本机构的档案管理逐步完善,进一步向系统化、规范化方向发展,充分发挥计量标准档案在质量管理体系运行中的主动性,测量验证和校准效果。


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